Assistant(e) de voyages (afcdc) 1 poste

Titre: Un(e) Assistant(e) de voyages (AfCDC)
Date de début de publication: 21/04/2025
Description de poste:
Valeurs de l'UA
• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances

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Informations sur l'organisation
Poste: Assistant(e) de Voyages
Rend compte au: Responsable de Voyages
Direction/Département/Organe: CDC Afrique
Division: : Division de la chaîne d'approvisionnement
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA5
Nombre de postes: 2
Type de contract: Durée determiné
Lieu: Addis Ababa, Ethiopie

Objectif du poste
L'assistant(e) de voyages aidera à fournir un service de gestion des voyages aux unités de service d'Africa CDC. Ainsi, le titulaire est tenu de répondre efficacement aux besoins du personnel en mission officielle, des voyages liés aux prestations du personnel et des visiteurs officiels voyageant au nom d’Africa CDC.

Principales fonctions
Aider à la réservation de vols, d'hôtels, de voitures de location et d'autres moyens de transport au besoin pour les employés ou les clients.
Compiler et organiser les itinéraires de voyage, y compris les horaires des vols, les réservations d'hôtel, les détails des réunions et toute autre information pertinente.
Aider les voyageurs à rédiger des notes de frais, notamment en collectant les reçus, en remplissant les formulaires de dépenses et en soumettant les demandes de remboursement.
S'assurer que les voyageurs disposent de tous les documents nécessaires à leurs voyages, tels que les passeports, les visas et les informations sur l'assurance voyage.
Servir de point de contact pour les voyageurs, aider à répondre aux demandes de renseignements, aux changements ou aux urgences liés aux voyages, et communiquer les politiques et procédures de voyage.
S'assurer que les préparatifs et les dépenses de voyage sont conformes aux politiques et directives de l'entreprise en matière de voyages.
Assurer la liaison avec les fournisseurs de voyages tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de location de voitures pour organiser les réservations et résoudre tout problème qui pourrait survenir.
Aider à la coordination des horaires de voyage et des rendez-vous, y compris la planification des réunions, des conférences téléphoniques et d'autres événements.
Responsabilités spécifiques
Aider à coordonner et à réserver le transport (vols, trains, voitures de location, etc.) et l'hébergement pour les voyages d'affaires.
Aidez les voyageurs à répondre aux questions, aux procédures et à la documentation liées aux voyages.
Tenir des registres organisés des itinéraires de voyage, des réservations et des dépenses.
Aider au traitement des demandes de remboursement des frais de déplacement.
Assurer la liaison avec les agences de voyages, les compagnies aériennes, les hôtels et d'autres prestataires de services pour recueillir des informations, effectuer des réservations et résoudre les problèmes.
Préparer et distribuer des itinéraires de voyage, des billets et des informations pertinentes aux voyageurs.
Aider à la recherche d'options de voyage, y compris les itinéraires et l'hébergement rentables.
Assurer la conformité aux politiques de voyage, aux réglementations et aux directives budgétaires.
Fournir un soutien administratif à l'agent de voyages ou au gestionnaire, au besoin.
Effectuer d'autres tâches liées à la coordination et à l'administration des voyages, selon les besoins.

Formations universitaires et expériences requises
Un Diplôme en gestion des voyages, en administration des affaires, en gestion hôtelière, en tourisme ou études connexes avec un minimum de trois (3) ans d'expérience de travail en gestion des voyages dans un cadre organisationnel.
Ou
Une Licence (Bac +3) en gestion des voyages, en administration des affaires, en gestion hôtelière, en tourisme ou études connexes avec un minimum de 2 ans d'expérience de travail dans la gestion des voyages dans un cadre organisationnel.

Des certifications telles que Certified Travel Associate (CTA) ou Certified Travel Counselor (CTC) sont un avantage supplémentaire
Expérience de la coordination des préparatifs de voyage pour des individus ou des groupes, y compris la réservation de vols, d'hébergement et de transport, et l'aide à la demande de visa et à d'autres documents liés aux voyages.
Expérience de la gestion de programmes de voyages d'affaires, y compris la négociation de contrats avec des fournisseurs de voyages, l'élaboration et la mise en œuvre de politiques de voyage et la supervision de la gestion des frais de voyage.
Expérience de l'administration de programmes de voyages au sein d'une organisation, y compris la gestion des systèmes de réservation de voyages, le traitement des dépenses de voyage et le soutien aux employés ayant des questions liées aux voyages.

Compétences requises
D'excellentes compétences en communication verbale et écrite dans l'une des langues de travail de l'UA (arabe, anglais, français, portugais, kiswahili et espagnol) et une connaissance pratique dans d'autres langues de l'UA seront un atout supplémentaire.
Capacité d'effectuer diverses tâches administratives telles que la prise de rendez-vous, la gestion des calendriers, le classement des documents et la tenue des dossiers liés aux préparatifs de voyage.
Solides compétences organisationnelles pour coordonner les itinéraires de voyage, gérer plusieurs tâches simultanément et s'assurer que les plans de voyage sont exécutés sans heurts.
Excellentes compétences en matière de service à la clientèle pour aider les voyageurs à répondre à leurs besoins, répondre rapidement aux demandes de renseignements ou aux préoccupations et assurer une expérience de voyage positive.
Maîtrise de l'utilisation de logiciels et d'applications informatiques couramment utilisés dans la gestion des voyages, tels que les systèmes de réservation, les outils de gestion des dépenses et la suite Microsoft Office.
Compréhension de base des réglementations, des politiques et des procédures de voyage, y compris les exigences en matière de visa, l'assurance voyage et les directives en matière de santé et de sécurité.
Compétences en leadership
Établissement de relations :
..Sensibilisation aux risques et respect des règles
Vision stratégique
Compétences de base
Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles
Perception de l’apprentissage
Utilisation d’une communication à impact
Compétences fonctionnelles
Dépannage
Connaissances du métier.
Axé sur les tâches
Sensibilisation au perfectionnement continu
ÉGALITÉ DE CHANCES :

Africa CDC est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale de 1 an, dont les 3 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période similaire d’un an, sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité des fonds.

DES LANGUES:
La maîtrise de l'une des langues de travail de l'UA (anglais, arabe, espagnol, français, kiswahili et portugais) est obligatoire et la maîtrise d'une autre langue de l'UA est un atout supplémentaire.


RÉMUNÉRATION :

Le salaire correspondant à cette fonction (GSA5 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de 55,174.63 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires internationaux de la Commission, et de 22,656.97 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux de la Commission.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 21 mai ,2025 à 23h59 GMT+3.
-Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés. -Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu'un diplôme de niveau Bac+2, une Licence, un Master ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d'expertise, seront examinés.
-Africa CDC est un employeur qui respecte l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées.
-Les ressortissants des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à soumettre leurs candidatures pour des postes qui correspondent à leurs profils : Algérie, Angola, Cap-Vert, République centrafricaine, Comores, Égypte Guinée équatoriale, Erythrée, Eswatini Guinée, Guinée-Bissau, Libéria, Libye, Madagascar, Mali, Maroc, Namibie, Niger, R.D. Sahraoui, Sao Tomé-et-Principe Seychelles, Somalie, Tunisie.

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Aperçu des informations
Identifiant de la demande: 2698
Titre: Un(e) Assistant(e) de voyages (AfCDC)
Titre: Un(e) Assistant(e) de voyages (AfCDC)
Catégorie professionnelle: GSA5
Classe de l’employé:
Nombre de postes vacants: 1
Posting Date:
End Date: 21 mai 2025
Société: Africa CDC