Charge(e) de voyages 1 poste

Titre: Charge(e) de voyages Date de début de publication: 23/04/2025 Description de poste: Valeurs de l'UA • Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier • Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité • Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances Télécharger le modèle de CV ici Veuillez télécharger le modèle de CV de l'Union africaine en cliquant ici. completez-le correctement et téléchargez-le dans l'onglet ‘’CV’’ de votre profil. Ceci est OBLIGATOIRE. Informations sur l'organisation Informations sur l'organisation Rend compte à: Chef de la Division Gestion des installations et des actifs Direction/Département/Organe: Africa CDC Division : Gestion des installations et des actifs Nombre de rapports directs: 0 Nombre de rapports indirects: 0 Grade du poste: P2 Nombre de postes: 1 Type de contract: Fixed term Lieu: Addis Ababa Objectif du poste Le Chargé des voyages fournit un service amélioré de gestion des voyages aux différentes unités fonctionnelles d Africa CDC. Par conséquent, le titulaire du poste est tenu de répondre de manière efficace et efficiente aux demandes du personnel concernant des missions officielles, aux demandes relatives aux avantages accordés au personnel, ainsi qu’aux visiteurs officiels voyageant pour le compte d Africa CDC Principales fonctions Ce poste implique les fonctions principales suivantes, qui sont généralement applicables à cette catégorie : Aider la Division dans le suivi des activités, notamment dans le suivi et l’évaluation des progrès accomplis conformément à un plan stratégique prédéfini ; Proposer de nouveaux domaines d’action et développer les domaines existants pour la recherche planifiée ; Contribuer à la réalisation d’analyses et produire des rapports précis en temps voulu pour une utilisation interne au sein de l’Unité/Division et de l’UA ; Contribuer à la définition de l’orientation générale de la recherche dans les différents domaines d’action ; Assurer la gestion de la délégation et de l’exécution des domaines de recherche définis ; Participer à l’organisation de réunions, de conférences et de congrès pertinents avec les parties prenantes ; S’engager avec les parties prenantes de niveau intermédiaire concernées et établir des relations de travail ; soutenir la promotion des activités de la Division, notamment en préparant des dépliants, des lignes directrices et des fiches d’information ; Aider à la rédaction de rapports et participer à la préparation du budget et des programmes de travail liés au fonctionnement de l’Unité/Division ; Fournir un soutien technique aux parties prenantes internes et externes. Responsabilités spécifiques • Gérer les fonctions quotidiennes de l’Unité des voyages afin de coordonner les activités liées aux voyages au sein de l’Organe ; • Servir de personne de référence pour l’administration de toutes les missions officielles et de tous les voyages statutaires ; • Calculer le prix des billets d’avion, les frais d’excédent de bagages et les indemnités journalières de subsistance pour les voyageurs ; • Fournir un soutien aux activités de planification des voyages, le cas échéant ; • Fournir des informations aux membres du personnel sur les itinéraires les plus économiques et les plus rentables et planifier les trajets et les itinéraires en conséquence ; • Examiner les demandes de remboursement des frais de voyage et les pièces justificatives pour vérifier que les demandes sont bien complètes, exactes, valides et conformes aux règles de l’UA avant de les transmettre au service des finances ; • Assurer la coordination avec le service des finances pour le remboursement des frais de voyage ; • Mettre en place des contrôles dans le système SAP afin de prévenir les doubles demandes de remboursement et de prendre les dispositions nécessaires pour recouvrer les frais liés au non respect de l’itinéraire autorisé ; • Veiller à ce que les billets non utilisés fassent l’objet d’un suivi approprié et que les fonds soient recouvrés ; • Vérifier que les services fournis par les autorités des compagnies aériennes sont satisfaisants et conformes au contrat fixé avant le règlement des factures établies ; • Conseiller les bureaux fonctionnels et les autres personnels concernés des informations relatives à l’arrivée ; • S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée ou demandée. Formations universitaires et expériences requises • Le candidat doit être titulaire d’une Licence (Bac+3) ou d’un Master (Bac+5) en gestion des voyages, gestion du marketing, administration d’entreprise, logistique, gestion des transports, comptabilité ou dans un domaine connexe, avec respectivement une expérience professionnelle pertinente d’au moins cinq (5) ans ou deux (2) ans. • Formation et expérience professionnelle dans des outils de gestion des voyages tels qu’Amadeus. • Une formation pertinente dans le domaine des voyages, des achats, de la gestion de projets ou dans un domaine connexe, dispensée par des organismes spécialisés dans les voyages (IATA, OACI), serait un atout. • Les années d’expérience professionnelle pertinentes susmentionnées doivent impérativement porter sur l’administration et la gestion des voyages. • Une expérience au sein d’une compagnie aérienne ou d’une agence de voyages serait un avantage. • Expertise avérée en matière de traitement des demandes liées aux voyages et compréhension globale de la gestion des voyages d’affaires. • La connaissance des procédures et des systèmes de l’UA ou ceux des organisations internationales serait un atout. Compétences requises • Faire preuve d’un niveau élevé de précision, d’attention au détail et de rigueur ; • Capacité à travailler avec une supervision minimale, à être proactif, à prendre des initiatives et à faire preuve de discernement ; • Capacité à tirer parti de ressources et d’effectifs limités pour obtenir un résultat maximal ; • Capacité à effectuer de multiples tâches et à travailler sous pression avec un large éventail d’individus et d’institutions ; • Esprit créatif, aptitude à résoudre des problèmes, compétences en communication et en relations interpersonnelles ; • Maîtrise des outils informatiques et des logiciels appropriés (traitement de texte, Excel, Amadeus, progiciel de gestion intégré SAP) ; • Excellentes aptitudes en matière de rédaction, de négociation, d’analyse et de communication ; • Excellentes aptitudes dans les relations interpersonnelles ; Compétences en leadership Gestion du changement Gestion des Risques Compétences de base Orientation vers l'apprentissage Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles Esprit d’équipe et collaboration Compétences fonctionnelles Connaissances du métier et partage de l'information Soucieux des résultats Approche axée sur une amélioration continue Réflexion analytique et résolution de problèmes DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION : L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale de 1 an, dont les 3 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période similaire d’un an, sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité des fonds. ÉGALITÉ DE CHANCES : La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures. DES LANGUES: La maîtrise de l'une des langues de travail de l'UA (anglais, arabe, espagnol, français, kiswahili et portugais) est obligatoire et la maîtrise d'une autre langue de l'UA est un atout supplémentaire. RÉMUNÉRATION : Le salaire correspondant à cette fonction (P2 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de 85,212.07 $ , toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires internationaux de la Commission, et de 66,751.81 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux de la Commission. Les candidatures doivent être déposées au plus tard 23 mai 2025 à 23h59 GMT+3. Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés. -Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu'un diplôme de niveau Bac+2, une Licence, un Master ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d'expertise, seront examinés. L’Union africaine est un employeur qui respecte l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées. Les ressortissants des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à soumettre leurs candidatures pour des postes qui correspondent à leurs profils : Algérie, Angola, Cap-Vert, République centrafricaine, Comores, Égypte Guinée équatoriale, Erythrée, Eswatini Guinée, Guinée-Bissau, Libéria, Libye, Madagascar, Mali, Maroc, Namibie, Niger, R.D. Sahraoui, Sao Tomé-et-Principe Seychelles, Somalie, Tunisie. Postuler